A gestão de rotina ajuda as empresas a definir as responsabilidades dos colaboradores, a otimizar o fluxo da informação e a manter os processos funcionando de forma fluida. Existem diversos métodos para implementar esse gerenciamento e trazer melhorias para a sua organização.
Veja a seguir algumas das ações que são essenciais para o dia a dia da empresa ser mais produtivo.
Qual o objetivo da gestão de rotina?
A gestão de rotina visa principalmente estabelecer uma padronização de processos dentro das empresas. Ela envolve diversas ações para que os colaboradores desenvolvam suas funções de forma correta.
Quando há uma maneira estabelecida de executar as tarefas, isso beneficia o trabalho de toda a equipe. Afinal, todos os colaboradores vão saber o que, como e quando fazer determinada atividade.
Como implementar a gestão de rotina na sua equipe?
Mas então, como colocar em prática? Como trazer os benefícios do gerenciamento de rotina para sua equipe? Confira as dicas a seguir:
1. Categorize as tarefas operacionais
Para evitar o alto índice de retrabalho, uma das soluções mais eficazes é categorizar todos os procedimentos em grupos por afinidades ou semelhanças. Essa tática pode ajudar a agilizar a finalização de tarefas, pois o foco do colaborador fica maior, já que não precisa parar uma atividade para fazer outra completamente diferente.
Quando as obrigações são muito distintas, o trabalhador pode demorar mais para se concentrar nelas. Isso porque ele pode ter que se deslocar de uma área para outra, interromper um fluxo de pensamento, pausando uma atividade para resolver outro problema.
Portanto, certifique-se de ter registrado em algum documento todas as tarefas e processos, muito bem categorizados e com a explicação de cada função bem definida, como uma espécie de manual do que precisa ser feito por todos.
2. Utilize ferramentas para melhorar a gestão
Existem ferramentas desenvolvidas especificamente para melhorar a gestão de rotina nas empresas. Desde aplicativos para organização, a gerenciador de tarefas e sistema de pontos e banco de horas.
A adoção desses elementos no dia a dia permite otimizar processos e procedimentos operacionais. Dessa forma, o fluxo de trabalho e a prática de hábitos mais eficientes torna-se muito mais fácil.
3. Monitore o desempenho dos colaboradores
É fundamental que exista um monitoramento do desempenho de cada colaborador, avaliando seu desenvolvimento individual e em grupo. As tarefas devem ser controladas e delegadas pela liderança, sendo feitas as cobranças necessárias (de entrega de qualidade, cumprimento dos prazos, etc).
Esse acompanhamento frequente resulta em feedbacks mais assertivos e que vão gerar melhoria para a performance dos trabalhadores. Além disso, é uma das formas de inspirar a motivação da equipe.
Para fazer esse controle, opte por utilizar:
- planilhas;
- checklists;
- ferramentas para monitorar o andamento das atividades individuais e do grupo.
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