Quando não há padronização de processos em uma empresa, ela fica muito mais propensa a desorganização e, consequentemente, a erros. Afinal, não há regras nem clareza sobre o que e como fazer as atividades. Cada colaborador pode acabar fazendo de um jeito, o que impacta diretamente na qualidade final dos produtos ou serviços oferecidos, além de afetar a produtividade da empresa.
Neste artigo, vamos explicar a importância de ter cada processo bem definido e como fazer isso no seu negócio. Continue lendo!
O que é padronização de processos?
Dentro das empresas, a padronização de processos é vista como o conjunto de ações que organizam e formalizam cada etapa das suas atividades e funções. Assim, todo colaborador segue um modelo, uma forma padrão de fazer alguma coisa.
Para isso, é necessário estruturar e documentar como as atividades devem ser executadas e deixar essas diretrizes e orientações em um material de fácil acesso a todos os colaboradores.
Alguns pontos importantes da padronização de processos são:
- definir como uma tarefa começa e como ela termina;
- quem faz o que dentro do processo;
- qual é a sequência de ações em cada etapa;
- saber como esse processo contribui para a organização da empresa.
Benefícios da padronização
Entre os benefícios da padronização de processos, estão:
- diminuição na taxa de retrabalho;
- menos erros e variação de qualidade nos produtos ou serviços;
- aumento da produtividade da equipe;
- maior engajamento dos colaboradores;
- transparência nos processos;
- redução de custos e desperdícios de tempo.
Como fazer a padronização de processos?
Se os funcionários da sua empresa ou indústria estão constantemente cometendo erros em algumas etapas da produção, então é provável que eles não tenham domínio sobre como algo deve ser feito.
Para evitar isso e implementar um sistema mais organizado e padronizado você pode seguir as orientações abaixo:
1. Mapeie todas as atividades que os colaboradores executam
Para saber como e o que padronizar, primeiro é necessário fazer o levantamento de todas as atividades que são realizadas em cada função. Uma situação recorrente é que os colaboradores têm versões diferentes de um mesmo processo. Se cada um faz de um jeito, o time deve entrar em consenso e definir um método para todos seguirem.
2. Documente os processos
Todas essas atividades realizadas precisam ser bem documentadas para que os funcionários tenham acesso de forma fácil e rápida. Assim, sempre que precisarem, poderão consultar os registros.
Uma maneira de fazer isso é criando um manual para cada atividade, podendo ser impresso ou digital. Além disso, é uma boa ideia desenvolver vídeos, como pequenos workshops, explicando cada processo e o que deve ser feito. Ter essa documentação é uma garantia de que as informações não vão se perder.
3. Atualize a documentação de processos
A padronização de processos não significa que não poderá haver mudanças na forma de exercer as atividades. A melhoria contínua é muito importante, então, sempre que algo novo for inserido na forma como a empresa faz uma atividade, é fundamental atualizar os documentos com as alterações nos processos.
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