Metas e Indicadores Operacionais: Como a Gestão de Rotina ajuda

Por definição, as metas e os indicadores de desempenho são medidas quantificáveis que uma organização usa para avaliar ou comparar sua performance relacionada ao cumprimento de estratégias previamente pensadas, táticas e ações operacionais.

Assim como outras ferramentas, esse tipo de indicador pode ser definido com o apoio de outros pontos, como é o caso da gestão de rotina. Você sabe como ela pode ajudar a sua empresa?

Neste artigo, você vai entender melhor, então continue a leitura!

Quais os principais indicadores de desempenho?

De forma unânime, todas as empresas e organizações possuem pelo menos três categorias de indicadores de desempenho. São eles:

Indicadores Táticos

Os indicadores táticos são analíticos, apontam informações contextuais e a capacidade de explorar os dados, e tendem a orientar os gestores para o processo de decisão. Eles servem para medir as metas atingidas e em suas definições são apontadas métricas para determinar se as ações traçadas por cada área.

De forma geral, estão relacionados às metas gerenciais e de médio prazo. 

Indicadores Estratégicos

Na lista dos indicadores de desempenho também temos aqueles que estão diretamente relacionados ao alinhamento de objetivos de uma organização — e são chamados de estratégicos.

Essas metas tendem a resumir o desempenho em períodos de tempo definidos: mês anterior, trimestre ou ano. Nessa categoria de indicador, entram as receitas da empresa, sua lucratividade, o nível de satisfação dos clientes, o volume de vendas, etc.

Indicadores Operacionais

Ações  que normalmente são de curto prazo e que são ligados a processos operacionais da empresa, são os chamados indicadores operacionais. Envolvem colaboradores de todos os níveis da companhia, engajando cada pessoa que pode contribuir com os objetivos da empresa.

Podemos dizer que qualquer equipe e colaborador terá o indicador operacional bem definido e isso dependerá, claro, de acordo com as metas estipuladas.

Que resultados o gerenciamento da rotina traz?

Em resumo, a rotina é tudo aquilo que se realiza com habitualidade. O ato de gerenciar, por sua vez, abrange planejar e organizar um processo de trabalho. Unindo as duas definições, o gerenciamento de rotina compreende o processo de planejamento e organização das atividades que uma empresa realiza com frequência – a operação.

O controle dessas tarefas tende a produzir inúmeros benefícios na organização. A seguir, veja alguns deles.

Aumento da produtividade

Com objetivos e etapas de execução desenhadas, o primeiro impacto do gerenciamento de rotina é a redução dos desperdícios de tempo e recursos. Como consequência, é possível verificar o aumento da produtividade na empresa.

Previsibilidade

Uma rotina bem estruturada dá ao gestor uma visão holística dos processos de produção e, consequentemente, impõe metas mais condizentes à realidade organizacional. Tais objetivos tendem a tornar mais acertadas as previsões de resultados.

Identificação de gargalos e melhoria contínua

Um processo bem estruturado, com indicadores de performance específicos para cada uma das rotinas que compõem a operação, permite ao gestor identificar exatamente em que ponto da produção estão os temidos gargalos. Dessa forma, torna-se viável trabalhar sobre eles.

Por fim, a gestão de rotina tem como finalidade identificar as falhas ou oportunidades de otimização e, assim, tornar a empresa mais produtiva em todas as etapas.

Quais são os passos necessários para implementar esse gerenciamento?

Para usufruir os benefícios elencados no tópico anterior, é preciso estruturar uma metodologia consistente de gestão de rotina.

Abaixo, apresentaremos um dos métodos mais consolidados nesse sentido: o PDCA. O mnemônico designa as iniciais de Plan, Do, Check e Act – Planejar, Executar, Verificar e Agir, em português. Trata-se das quatro etapas do gerenciamento de rotina.

Planejamento e construção das rotinas

Tudo começa com um plano consistente de melhoria. Nele, o gestor de rotina deve identificar as demandas da organização, bem como a capacidade de produção.

Com base nesses dois indicadores, é preciso formular uma meta para o trabalho diário que seja simultaneamente desafiadora e realizável. Para alcançá-la, os gestores técnicos devem formular um procedimento de execução que será acompanhado pelos responsáveis estratégicos.

Execução das novas tarefas

Nessa segunda etapa, é dever do gestor de rotina informar os colaboradores acerca das novas metas e treiná-los conforme o procedimento desenhado na fase anterior.

Análise das entregas

Por melhor que seja o planejamento, a execução pode mostrar que a meta era irreal ou que o procedimento simplesmente não era adequado para produzir a entrega esperada.

Por isso, é preciso monitorar os resultados, investigar as anomalias e conversar com a equipe em reuniões frequentes e rápidas, para entender os motivos de uma entrega não realizada ou sem qualidade. Os pontos levantados nesses encontros devem ser corrigidos de forma imediata.

Aprimoramento dos processos

O gestor do processo deve olhar para os indicadores de maneira mais ampla e entender quais processos atrasam a produção final da empresa de algum modo. Também é necessário detectar os pontos que poderiam ser trabalhados para tornar a organização mais produtiva.

Em alguns casos, será preciso promover apenas uma mudança de processo. Em outros, cabe ao gestor contratar mais pessoas ou comprar maquinário para que a companhia atinja sua máxima eficiência.

Vejamos como funciona um processo do tipo no cotidiano de uma cozinha fast food, exemplo clássico de gestão de rotina. Para manter a organização operando, os profissionais do caixa, da cozinha e do estoque precisam trabalhar de maneira sincronizada e com o máximo desempenho.

No planejamento, a equipe gerencial definiu que, para que o fast food atingisse o máximo potencial, seria necessário que o atendimento coletasse, no mínimo, 40 pedidos em uma hora e a cozinha os entregasse em menos cinco minutos. Para tanto, o estoque não poderia demorar mais de dez minutos ao repor um item em falta.

Na primeira semana, todos os indicadores estavam abaixo do esperado. Imediatamente, houve uma ampliação do espaço destinado ao estoque na cozinha, para reduzir a necessidade de reposição e, por consequência, o tempo de entrega. Isso diminuiu a espera dos pedidos e provou que a cozinha poderia responder a uma demanda maior na terceira semana.

Porém, quando aumentaram a capacidade do atendimento, com a adição de um operador de caixa, a cozinha mostrou-se ineficiente para atender os 40 pedidos previstos na meta inicial. Por isso, a gestão de rotina necessita ser um processo contínuo.

Quais ferramentas e práticas são mais indicadas para melhorar o processo?

Para tornar a rotina da sua organização mais eficiente e produtiva, você e seus colaboradores podem se valer de algumas ferramentas práticas que reduzem o tempo gasto no planejamento e na execução das tarefas.

A gestão do tempo e o ciclo pomodoro

Começaremos pelo mundialmente conhecido ciclo pomodoro. O método determina períodos de trabalho contínuo, seguidos de um pequeno intervalo, como forma de ampliar o foco na tarefa em execução.

Em sua versão tradicional, o pomodoro é um cronômetro de 25 minutos de trabalho, seguidos por 5 minutos de descanso durante quatro vezes. Após as repetições, a pessoa pode se dar ao luxo de um intervalo mais longo.

A gestão de tarefas e o kanban

O sistema é facilmente associado às paredes lotadas de post-its nas startups e nos departamentos de marketing. Ele visa apresentar, de maneira simples e visual, as tarefas que precisam ser executadas em uma empresa.

Nesse modelo, o quadro kanban representa um grande projeto – e cada post-it, uma tarefa que deve ser movida entre as colunas (a fazer, em andamento e concluído) durante a execução.

O método se tornou tão comum que diversos softwares de gestão, como o Trello e o Asana, utilizam-no para tornar uma empresa ou um departamento mais produtivo.

Como a gestão de rotina ajuda com os indicadores?

A gestão de rotina é fundamental para as empresas e instituições que pretendem otimizar seu desempenho e melhorar resultados operacionais. Sabemos que não possuir um mapeamento de processos padronizados gera desorganização no fluxo de trabalho, afetando tanto a produtividade como o desempenho dos colaboradores.

Aqui, a gestão de rotina pode entrar com a  tática de delegar tarefas para sua equipe. Assim, você conseguirá ter uma visão mais macro dos perfis que compõem o seu quadro de colaboradores e definir os indicados que melhor compreendem a eles.

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