A metodologia 5S é muito usada para aprimorar a eficiência no trabalho, a padronização de processos, a manter o ambiente profissional seguro, produtivo, organizado e funcional, e também, para motivar equipes, pois pode ser uma grande ferramenta de engajamento dos colaboradores.
Quando aplicado corretamente, o 5S traz muitos benefícios para o desempenho da empresa. Confira neste artigo, as vantagens que o processo traz para a comunicação organizacional.
O que é a metodologia 5S?
No blog da EJEP, já abordamos sobre o que é a metodologia 5S (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke). Mas, para relembrar, ela é um tipo de gestão empresarial de origem japonesa que prioriza fatores como:
- organização;
- limpeza;
- padronização;
- melhoria contínua;
- e a qualidade dos produtos e serviços oferecidos.
A principal vantagem do programa 5s é a facilidade que ele tem de provocar mudanças comportamentais em todos os setores das empresas.
Relação do 5S com a ISO 9001
Muitas empresas esperam obter o selo de certificação ISO 9001, mas esse é um trabalho que exige tempo e dedicação. No entanto, existem algumas práticas que podem ajudá-lo a obter essa certificação, e o sistema de gestão 5S é, sem dúvida, uma delas.
O sistema de gestão 5S utiliza uma metodologia muito simples para melhorar o ambiente de trabalho, como o conceito de utilização, organização, manutenção, padronização e disciplina.
A ISO 9001 é uma certificação internacional de qualidade. A empresa que recebeu este selo tem um diferencial de mercado pela conformidade dos seus processos e o bom funcionamento da organização.
No Brasil, a ISO 9001 é regulamentada pela Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT), que é responsável pelas normas e padrões de diversos departamentos.
Como conseguir um certificado ISO 9001
Para garantir a certificação é preciso implementar a norma ISO 9001 em toda a empresa. Essa norma está adequada à filosofia do ciclo PDCA, de melhoria contínua, que garante melhorias significativas para a organização, evitando a estagnação.
Entre as exigência da norma estão o mapeamento de processos, a política de qualidade, o planejamento do sistema de gestão e a realização da auditoria interna.
O sistema de gestão 5S garante que vários desses pontos sejam atendidos, pois ele é uma ferramenta do sistema de gestão da qualidade (SGQ) que busca a qualidade total.
Quando todos os requisitos estiverem contemplados, é preciso contratar um organismo certificador independente, que irá fazer a auditoria na empresa e se tudo estiver conforme, disponibilizará o certificado.
Algumas exigências para conseguir a certificação ISO 9001 podem ser facilmente adquiridas através da implementação do sistema de gestão 5S. Por isso agora vamos ensinar como implementar essa ferramenta na sua empresa.
Como motivar equipes utilizando o 5S?
Resultados e produtividade são imprescindíveis para qualquer empresa. Mas para esse cenário ser positivo, é preciso que os colaboradores estejam engajados e dispostos a darem melhor de si. Sendo assim, motivar equipes é (ou pelo menos deveria ser) uma preocupação primordial das organizações.
O programa 5S pode ser implementado em qualquer tipo de empresa, órgãos públicos, escolas, associações e até na vida pessoal de cada um. Sua implementação leva a um aumento na produtividade, eficiência, segurança e motivação, além de ser aliado dos requisitos para uma certificação ISO.
Veja a seguir algumas formas de incentivar os colaboradores e como a metodologia 5S se encaixa nisso.
Comunique-se de forma clara e transparente
A base para um bom relacionamento entre empresa e trabalhador é a comunicação e a transparência. Sempre que houver a implementação de novos processos, informe a todos quais são os motivos e o papel que cada um irá desempenhar.
Incentive a qualificação da equipe
Investir na qualificação dos colaboradores é uma ótima forma de motivar equipes por meio da melhoria contínua. Afinal, para definir quem será responsável por cada cargo, áreas, equipamentos, maquinários, etc, é preciso escolher pessoas certificadas para atuar em determinada atividade.
Além disso, quanto mais capacitados, maiores são as chances dos trabalhadores serem promovidos. Isso chama a atenção, traz reconhecimento para o profissional e conforme a pessoa for se sentindo cada vez mais responsável por um setor, mais dedicação ela terá.
Avalie os setores constantemente
As avaliações devem ser frequentes. Por exemplo, todo mês a liderança precisa avaliar os postos de trabalho, cada setor, cada membro da equipe e por fim, um feedback geral de toda a empresa.
Quem se destacar nos resultados pode receber algum tipo de reconhecimento, seja em prêmios, bônus, viagens de incentivo, descontos, etc. Essa técnica é uma ótima forma de encorajamento, pois os outros vão se esforçar cada vez mais para conseguir também melhores resultados e, consequentemente, os benefícios disso.
Por que implementar o programa?
Os resultados obtidos pela aplicação de um programa 5S são impressionantes, desde que toda a equipe participe ativamente de sua implementação. Podemos descrever algumas vantagens:
- Aumento da qualidade do produto ou serviço;
- Aumento da produtividade;
- Fornece a base necessária para implementar outros programas de qualidade;
- Facilita a detecção de erros, objetos fora do lugar e outros problemas que precisam de atenção;
- Prevenção de acidentes;
- Melhoria do ambiente de trabalho;
- Melhoria da qualidade de vida,
Existe certificação para outros programas como 8S?
O 5S e o 8S são programas que visam implementar na empresa valores para uma prática real voltada para a gestão da qualidade, mas não são normas técnicas e por isso não existem certificações reconhecidas pelo INMETRO ou outro órgão acreditador.
Porém, existem algumas empresas que conferem o certificado de implementação ou manutenção do programa, entretanto essa certificação é responsabilidade dessas empresas, não sendo reconhecida em outros órgãos, tendo nesse caso uma função ilustrativa para reconhecimento e motivação da empresa.
Além disso existem no mercado diversos treinamentos direcionados para a realização de auditoria interna para 5S ou 8S, pois como são programas evolutivos, é fundamental o acompanhamento sistemático das suas práticas antes de seguir para as próximas etapas e é muito bom quando essas auditorias são realizadas pelos próprios funcionários da empresa para aumentar o comprometimento e o envolvimento das pessoas em sua adesão.
A sua empresa já implementa o 5S ou alguma política de incentivo? Leia o artigo da EJEP sobre gestão de rotina para saber mais dicas de como otimizar o fluxo de trabalho e a prática de hábitos mais eficientes para a sua equipe!
