- O que é a Resolução de Problemas?
- Como lidar com o impacto que os problemas causam nos resultados?
- Pessoas e comunicação durante a crise
- Como e por que ser ágil nesse momento?
- Conclusão
Separamos aqui o vídeo completo do nosso EJEP Talks com tudo o que rolou no evento, venha conferir!
Caso não tenha tempo de assistir ao vídeo completo, separamos nesse artigo os principais pontos abordados durante o Talk, com dicas e experiências trazidas pelos nossos convidados, além de insights que podem agregar muito nesse momento de crise.
Antes de qualquer coisa, você já ouviu falar do mundo VUCA? Este é um acrônimo em inglês que se refere a um ambiente Volátil, Incerto (vem de Uncertainty), Complexo e Ambíguo, e apesar dele ter sido incorporado ao contexto atual, surgiu na década de 90 no ambiente militar norte americano. Entretanto ele pode ser perfeitamente aplicado ao contexto atual, um ambiente incerto, veloz e muito competitivo, e cabe a nós, nos adaptarmos a esse “novo normal”.
Diante desse um cenário caótico a todos, a EJEP viu que inúmeras empresas estão tendo dificuldades em lidar com esse novo contexto e tendo forte compromisso em fortalecer a sociedade, nós sentimos também a responsabilidade de ajudar à todos!
Assim criamos o EJEP Talks, onde abordamos Problem Solving – Como Simplificar Problemas Complexos, e para enriquecer nossa conversa contamos com a presença de especialistas:
- Ana Paula Trevizan, Consultora da Fabbrica Growth Consulting, em Florianópolis.
– Passou pela EJEP, UFSC Consulting Club, Bosch e Mormaii.
- Bruno Della Rosa, Driver Resource Manager da Amazon, na Espanha.
– Passou pela EJEP, CALIPRO, Glog, Glean, FLIP Fermetures, Mercedez-Benz, Mormaii e Qualirede.
- Guilherme Arrivabene, Ex-Presidente da EJEP, em Florianópolis.
– Passou pelo CALIPRO e Tecidos Fiama.
Traremos hoje os pontos abordados durante o nosso evento, como a união entre o teórico, com a prática que os palestrantes vivenciaram ao longo das suas jornadas. Tudo isso, alinhado com a Resolução de Problemas Complexos. Quer saber mais? Sim? Então, vamos lá!
O que é a Resolução de Problemas?
Antes de mais nada é importante trazermos uma definição para resolução de problemas na concepção de cada um dos convidados e entendermos como devemos encarar nossas dificuldades.
Bruno, atual gerente de logística da Amazon, reconhece dois tipos de problema, os Reativos, aqueles que são reflexos de uma situação indesejada que temos e os Proativos, aqueles que “criamos” para sair do estado atual. Independente de qual dois tipos o problema pertence, Bruno vê a resolução de problema como um tesouro, ou seja, é a chave para a melhoria contínua da sua empresa.
Seguindo nessa linha Ana Paula, reconhece o problema como o ponto de partida para todo tipo de mudança que queremos implementar, seja no nosso processo, sistema ou equipe. Além disso, traz um conceito da Fabbrica Growth Consulting, empresa na qual trabalha como consultora, que diz que um problema como um resultado indesejado, isto é, meu resultado não está onde ele poderia estar.
Assim observamos que, apesar do mundo VUCA em que estamos inseridos e de todo o contexto, não podemos enxergar o problema como algo ruim, devemos tratá-lo como oportunidade para nosso desenvolvimento.
Como lidar com o impacto que os problemas causam nos resultados?
“Resultados indesejados”, essa foi a definição trazida por Ana Paula a respeito dos problemas, e por resultados vemos o efeito como um pequeno problema na nossa operação pode impactar um resultado já a nível estratégico da empresa.
Dentre os dois tipos de problemas trazidos pelo Bruno, vemos que atualmente estamos lidando mais com os problemas reativos, que funcionam como apagar um incêndio, estancar um sangramento, etc.
São problemas que afetam nossa produtividade, nosso faturamento, dentre outras metas, e para diminuir esse impacto nossos convidados trouxeram algumas dicas.
Ana Paula citou o conceito de fragmentação dos problemas, ou seja, olhar para um problema grande e dividi-lo em frações menores, dessa forma conseguimos identificar todos fatores que envolvem nossa complicação e assim localizar a nossa maior dor. Encontrando isso, temos um norte para erradicar o problema a partir da causa raiz.
Um exemplo de uma aplicação prática trazida por Ana Paula foi o problema com receita, uma complicação que a maioria das empresas vem enfrentando. Aplicando esse conceito de fragmentação nesse caso, vemos que o problema de receita pode ser quebrado em volume e ticket médio por exemplo.
Dentro de volume podemos fracionar mais ainda, em volume por vendedor, volume por região, volume por linha de produto. Entretanto vemos que aprofundando em volume, existe a conversão das vendas, essa por sua vez pode ser analisada em fatores como número de leads, conexão com os clientes, etc. Analisando dessa maneira, podemos ver a partir de Pareto por exemplo (ferramenta de priorização) onde está a maior dificuldade.
Essa fragmentação trazida pela Ana Paula, pode ser feito a partir do método dos 5 Porquês, pelo Diagrama de Ishikawa. Caso queira saber mais, clique aqui!
Seguindo nossa conversa, Guilherme, ex-presidente da EJEP, trouxe a importância das métricas no contexto de problemas. Na nossa estratégia é muito importante estabelecermos indicadores que cercam nossos objetivos, passando pelos níveis, estratégico, tático e operacional dessa forma sabemos se estamos abaixo da meta ou não, ou seja, se há um real problema.
“Estabelecer metas”, para alguns isso pode parecer simples, mas Guilherme expôs alguns erros comuns nesse tipo de organização, como por exemplo:
- Alocar métrica em um nível errado, por exemplo, uma métrica alinhada a um objetivo estratégico, alocada ao nível tático. Isso gera confusão e futuramente pode levar a dificuldade em sanar problemas que encontramos em tempos de crise, por conta da falha na análise desses indicadores
- Excesso de métricas pouca ação para agir sobre elas
- Métricas concorrentes, quando uma influencia na outra de maneira inversamente proporcional
- Métrica de resultado confundida com métrica de controle
- Métricas de vaidades, aquelas que não correspondem diretamente ao resultado estratégico, como por exemplo, tráfego no site da empresa
Contando um pouco sobre sua experiência dentro da EJEP, Guilherme confirma ter passado por algumas dificuldades relacionadas às métricas da empresa, como na alocação da métrica em cada nível estratégico ou na relação entre métrica de controle e métrica de resultado.
Esse último ponto pode ser evidenciado com o cenário da própria EJEP. Nós temos uma métrica de Taxa de ocupação dos membros, ou seja, quantos dos nossos membros executam projetos ao longo do ano. Entretanto isso não é uma métrica de resultado, não podemos admiti-la como um, forçando ações que vão contra nossa estratégia, ela é uma métrica de controle, ou seja, utilizamos dela apenas para tomadas de decisão.
O momento é de muita confusão estratégica, não sabemos quando e nem como a economia vai retornar ao normal, então é muito importante definirmos de maneira precisa nossas métricas, acompanhando-as e tomando decisões ágeis sobre suas variações. E claro que quando fazemos isso, por mais que seja em menores proporções, o resultado chega! Podemos ver isso nos indicadores de resultado da EJEP sendo atingidos, ou ultrapassados, no ano passado:
Pessoas e comunicação durante a crise
Toda esse cenário de incertezas chegou repentinamente para todas as empresas, forçando a mudanças nas suas rotina que não haviam sido planejadas. Sabendo disso, perguntamos aos convidados como suas empresas lidaram com essa transformação tão rápida no cotidiano.
Ana Paula, atual consultora na Fabbrica Growth Consulting, uma empresa de consultoria comentou que no início o sentimento foi de incerteza, levando em consideração que muitas vezes a consultoria pede um contato e engajamento maior com o cliente.
Felizmente conforme as semanas foram passando, esse sentimento de incerteza deu lugar a de alívio uma vez que todos se adaptaram e conseguiram manter o engajamento da equipe e a eficiência no trabalho, mesmo que feito de casa. Mas Ana ressalta que isso só foi possível com algumas boas práticas dentro da empresa.
Um delas foi a criação de um Comitê de Crise que discute, em reuniões semanais, acontecimentos no mundo atual e como eles impactam nos planos de ação da Fabbrica.
Essas reuniões semanais, assim como as práticas apresentada a seguir integram o que chamados de Gerenciamento Ágil – métodos, ritos e conceitos que visam a agilidade em processos.
A partir do que foi apresentado nessa reunião, acontece a Daily, também conhecida como reunião diária (rito do Gerenciamento Ágil) que ocorre logo pela manhã, antes de todos começarem a trabalhar. Nela há um repasse de questões econômicas, globais, etc, com toda a equipe.
Além disso, essa reunião diária serve também de alinhamento das entregas diárias da equipe em relação ao projeto. Como usualmente ocorrem as reuniões semanais a respeito dos projetos, onde eles definem entregas da semana , há o cascateamento de atividades com a Daily, permitindo uma visão clara e transparente de toda a equipe.
Ao fim do dia a equipe se reúne novamente e revisam o que foi feito durante o expediente, olhando quais foram as anomalias, pendências, dando o input para a Daily da manhã seguinte. Dessa forma há um ciclo de repasses que permite uma rápida tomada de decisão em cima dos erros e acertos da equipe.
Ana destaca que essa rotina, de planejamento, repasse, e tomada de ação, tanto semanal quanto diária, está sendo muito importante entre a equipe, durante o home office, levando em conta que o contato entre as pessoas caiu consideravelmente.
Como e por que ser ágil nesse momento?
Em meio ao caos que estamos é muito importante ser ágil nas tomadas de decisão mas principalmente na execução. Estando em um mundo Volátil, como o VUCA pressupõe, ideias que temos agora, podem não ser efetivas em questão de dias ou até mesmo horas, e ninguém quer que isso aconteça, certo?
Para isso trouxemos na nossa conversa qual a importância de ser ágil, onde nossos convidados puderam trazer questões mais técnicas e práticas a esse tópico.
Dando início a nossa discussão, Bruno reforça que ser ágil não é necessariamente fazer mais rápido, ou diminuir o lead time. O que define ser ágil refere-se ao tempo de adaptação, isto é, responder e implantar as mudanças necessárias frente a um problema
Um exemplo disso é a situação apresentada pela Ana a respeito do Comitê de Crise, diante dos problemas do home office e do contexto atual, agiram de maneira rápida a fim de engajar e manter a equipe unida, adaptando a rotina de todos da melhor forma
Além desse exemplo de Ana Paula, outra aplicação da agilidade foi trazida por Bruno em um projeto que participou em uma empresa. O projeto partia de um problema proativo, ou seja, não havia um problema na operação, a finalidade era melhorar o processo pensando em um estado futuro nunca atingido.
Como a empresa era de grande porte e ela nao parou de funcionar para a implementação do projeto, assim houve a necessidade de ser ágil na execução. Para isso elaboraram planos de ação e para maior agilidade fracionaram elas em execuções menores que eram gerenciadas a partir de um Cartão Kanban, elemento da metodologia japonesa Lean que divide item de trabalho em a fazer, fazendo e feito e é controlada com reuniões diárias.
Dessa forma conseguiram implementar todas as melhorias antes do prazo estipulado no início do projeto, trazendo o estado futuro planejado com agilidade a empresa.
Bruno ressalta que nem todo modelo de gestão será o melhor ou mais aplicável a sua empresa, o que está funcionando em uma organização, não necessariamente trará os mesmo resultados para a sua.
Outro ponto também trazido pela Ana que devemos nos atentar, é a forma como romantizamos um plano de ação, elaborando-o minuciosamente, mas que, na hora de executá-lo, não somos ágeis focando no resultado.
Vemos, portanto, que a maneira como enxergamos um problema deve ser positiva, uma vez que a resolução é a chave para o início de uma melhoria na nossa organização. E que além disso, para que essa melhoria traga os melhores resultados, devemos executar o planejado de maneira ágil e eficiente
Conclusão
Como falamos no início do artigo, realizamos o EJEP Talks pois nos sentimos no compromisso de ajudar a todos a superar esse momento pois vemos que não está sendo fácil para ninguém, não é mesmo? E queremos que após esse caos, todos nós voltemos com a nossa melhor versão, mais fortes do que nunca, prontos para superar todos os desafios!
Para isso trouxemos nossos convidados que vivem ou já vivenciaram situações de muito aprendizado, e que hoje puderam contribuir com a nossa conversa, trazendo dicas e experiências de sua jornada profissional.
Se você chegou até aqui acredito que, assim como nós, está tendo que passar por um momento de reinvenção, certo?
Esperamos ter ajudado você a dar início ao seu processo de melhorias, para que possamos superar essa fase da melhor forma! Se ficou com dúvidas ou sugestões, venha conversar conosco!
