O ciclo PDCA (Plan, Do, Check e Act) é utilizado para implementar novas ideias, criar produtos, identificar falhas nos processos das empresas, e por meio de dados, encontrar a solução para os problemas e investir na melhoria contínua.
Ele é dividido em etapas, mas cada uma está interligada na outra, por isso é um método cíclico.
Continue lendo para saber mais sobre o método e como ele funciona!
O que é o ciclo PDCA?
O ciclo PDCA gira em torno de quatro fases:
- Plan: planejar;
- Do: executar;
- Check: checar;
- Act: agir.
Essa é uma ferramenta da engenharia de produção e gestão de qualidade que visa sempre melhorar os processos das empresas, focando também na resolução de problemas.
Origem do Ciclo PDCA
Criado nos anos 20 pelo físico norte-americano chamado Walter Andrew Shewhart, o Ciclo PDCA só ficou realmente conhecido na década de 50. O também norte-americano William Edward Deming popularizou o PDCA quando trabalhou os conceitos da metodologia para promover melhoria na gestão de processos durante a Segunda Guerra Mundial.
Por conta disso, o Ciclo PDCA também ficou conhecido como Ciclo de Deming ou Ciclo de Shewhart, graças aos “gurus da qualidade”.
Veja a seguir como funciona cada uma das quatro etapas do PDCA:
Plan (Planejar)
Tudo começa com o planejamento estratégico, não é mesmo? Esta é a fase em que se estabelece um caminho para atingir metas da empresa ou para desenvolver determinado projeto. Para elaborar o plano, é essencial elaborar uma estratégia que resolva os problemas e obstáculos encontrados.
Do (Fazer/Executar)
Com o planejamento feito, seguimos para a etapa de execução. É nesta fase que os planos de ação para solucionar problemas são colocados em prática.
O acompanhamento minucioso das atividades nesse período é fundamental, pois tudo deve ser feito conforme mapeado anteriormente. Por isso, é essencial registrar os resultados de cada tarefa, sejam eles positivos ou negativos. Essas informações são muito valiosas e podem servir como aprendizado e desenvolvimento de processos da empresa.
Check (Checar)
Esta é a etapa do ciclo PDCA em que é realizada a verificação de tudo que foi executado até o momento. Ou seja, é feita uma validação se o que foi planejado realmente foi concluído. Assim como também são comparados os indicadores de antes e depois, e se a meta inicialmente proposta foi atingida.
Act (Agir)
A fase final é a de agir perante ao que foi verificado na etapa anterior. Portanto, ela permite refletir sobre os resultados e resolver os obstáculos que ainda restaram, fazendo as correções necessárias.
Com os dados obtidos, é muito importante também criar e revisar documentos e manuais de processos da empresa, para que eles fiquem cada vez mais otimizados e padronizados.
Importância do Ciclo PDCA e suas etapas
Utilizar o Ciclo PDCA é importante porque ele é um método simples, mas bastante eficaz para gerenciamento de qualidade.
Se bem executado, um PDCA garante a empresa uma padronização nos processos, diminui os riscos de tomada de decisões por impulso, evita o desperdício de recursos e de tempo, visto que a equipe é bem treinada e os objetivos são bem definidos.
Além disso, se as etapas do PDCA forem feitas da maneira correta, a metodologia também garante uma constante melhoria nos processos ou produtos, o que consequentemente aumenta a satisfação dos seus clientes.
Por que utilizar o Ciclo PDCA?
O Ciclo PDCA deve ser utilizado porque ele facilita e otimiza os processos da empresa. Assim, quanto mais você repetir o ciclo na organização, menores são as chances de erros e maiores são os benefícios. Dentre eles, estão o ganho de qualidade na entrega do produto e aumento da satisfação do cliente.
Quando utilizar
Se você deseja gerenciar melhor e ter mais controle diante dos processos, você pode utilizar o Ciclo PDCA para isso.
Uma das formas é através do gerenciamento de rotinas. Nele, o PDCA serve para criar um padrão entre os processos que fazem parte da rotina da empresa e facilitar a execução de cada um.
Ao mesmo tempo, o PDCA também pode ser utilizado para gerenciar as melhorias. Nesse caso, as etapas do ciclo são aplicadas em prol da qualidade do produto. Por exemplo, uma equipe de desenvolvimento ágil de software que aplica o Ciclo PDCA está em constante busca de melhorias para garantir a melhor usabilidade do sistema e conseguir se destacar na área de tecnologia.
Principais erros ao utilizar o PDCA
É normal que pelo excesso de informações ou pela tentativa de encurtar o trabalho, as pessoas tentem pular alguma etapa do Ciclo PDCA. Porém, por menor que seja esse desvio, ele pode causar erros em outras etapas do ciclo.
Por isso, é importante ficar atento e não cometer erros. Abaixo, listamos os mais comuns para você conseguir evitá-los no seu trabalho:
- Não fazer o planejamento adequado: processo importante na 1ª etapa do ciclo, ele é fundamental para que as demais etapas funcionem de maneira eficiente;
- Não capacitar a equipe: a capacitação faz parte da etapa do “fazer” e ajuda a equipe a ter mais clareza do projeto que será trabalhado;
- Não acompanhar as etapas do processo: também na etapa do “fazer”, é papel fundamental do gestor acompanhar;
- Não registrar os resultados obtidos: acompanhar os resultados faz com que se tenha dimensão do que está indo bem e do que precisa ser ajustado. Por isso, é importante registrar as informações em um local seguro e que possa ser atualizado constantemente;
- Não definir os planos de ação: assim como o planejamento, ter um plano de ação bem estruturado é essencial. Isso porque é o plano de ação quem guia os profissionais na execução, nas atualizações e mudanças do projeto;
- Não escolher os melhores métodos de medição: acompanhar os resultados é essencial para melhorar os processos. Dessa forma, conhecer os indicadores de desempenho e quais se enquadram melhor no projeto é determinante para mensurar o sucesso do trabalho.
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